Canal de Denuncias

El término “canal de denuncias” es un sistema dirigido a que los empleados y resto de partes interesadas puedan denunciar los comportamientos, acciones u omisiones que puedan constituir infracciones de normas internas o externas, códigos éticos y políticas aplicables en la empresa, así como de aquellos hechos que puedan ser constitutivos de una infracción penal.

El canal de denuncias se encuentra disponible en la página web de Triesa para que las partes interesadas conozcan dicho proceso y puedan realizar denuncias en materia de incumplimientos del Compliance Program. Además, también está disponible para los empleados de Triesa en sus carpetas personales.

La Agencia Española de Protección de Datos ha tenido ya la ocasión de pronunciarse con respecto a la creación del canal de denuncias internas en las empresas en su Informe 128/2007, estableciendo en dicho informe las características que todo canal de denuncias internas debe cumplir para hallarse al amparo de RGPD.

En primer lugar, para que el canal de denuncias se ajuste a la normativa de protección de datos deben cumplir una serie de requisitos:

 

1.- Protección del denunciante.

El denunciante quedará protegido, estableciendo los correspondientes mecanismos, frente a medidas disciplinarias o discriminatorias adoptadas por la empresa u organización en respuesta a su denuncia.

El compliance officer tiene la responsabilidad y obligación de mantener la confidencialidad de la persona denunciante, protegerla y asesorarla en todo el proceso.

 

2.- Protección del denunciado.

Además de una protección específica para el denunciante como ya hemos visto, es necesaria también la protección del empleador/empleado denunciado, habida cuenta del riesgo grave de estigmatización y persecución de esa persona en la organización a la que pertenece.

 

3.- La confidencialidad.

La confidencialidad de las denuncias es un requerimiento básico para el cumplimiento de la obligación prevista por la Directiva 95/46/CE.

Es primario que el denunciante goce de una protección apropiada, garantizando la privacidad de la denuncia e impidiendo que puedan ser identificadas, lo que es fundamental para cumplir con el cometido del canal de denuncia y para que se fomente su uso.

Las personas jurídicas que implanten canales de denuncia deberán acoger medidas adecuadas para garantizar que la identidad de los denunciantes sea confidencial y no se revele al denunciado a lo largo de la investigación.

La empresa garantiza la confidencialidad del denunciante, así como la protección frente a posibles represalias.

 

4.- A quién debe dirigirse la denuncia y cómo.

La denuncia se dirigirá por escrito al Compliance Officer mediante entrega en persona o mediante correo electrónico a la siguiente dirección: canaldedenuncia@triesacomunicaciones.com.

Sólo el Compliance Officer tiene acceso al correo electrónico de denuncias, es la única persona sabedora de la contraseña.

 

5.- Gestión de la denuncia

Una vez la persona denunciante se pone en contacto con el Compliance Officer, éste es responsable del inicio de la investigación, mediante el registro RIT-19/1 Denuncia.

Éste registro se guardará bajo llave en armario que sólo tenga acceso el Compliance Officer.

Una vez abierta la denuncia puede llevar varios trámitres:

 

Una vez cerrado este trámite se inicia el PROTOCOLO DE ACCIONES IRREGULARES.